Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) 10. maddesi uyarınca Okulvar uygulaması ve internet sitesindeki kişisel veri işlemleri hakkında bilgi vermek için hazırlanmıştır.
1. VERİ SORUMLUSU VE VERİ İŞLEYEN
Okul kayıtlarında (not, yoklama, ödev, rehberlik, servis vb.) veri sorumlusu, bu kayıtların işleme amacını ve yöntemini belirleyen okul veya yetkili kurumdur. Okulun iletişim bilgileri okul yönetiminden öğrenilebilir.
Ahmet Küçükelçi (Okulvar işletme sahibi) bu kayıtları okul adına ve okulun talimatıyla veri işleyen olarak işler. Hesap, destek, güvenlik ve internet sitesi işlemlerinde ise veri sorumlusudur.
İletişim: destek@okulvar.com
2. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER
- Kimlik: Ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet, okul numarası; okul girerse velinin T.C. kimlik numarası (öğrenci, veli, personel).
- İletişim: E-posta adresi, telefon numarası; velinin mesleği, iş yeri ve iş telefonu (veli, personel).
- Eğitim: Okul ve sınıf bilgisi, ders programı, yoklama, notlar, ödevler, deneme sınavı sonuçları, anket yanıtları, çalışma planları (öğrenci).
- Sağlık (özel nitelikli): Kan grubu, sağlık notu, özel gereksinim, raporlu devamsızlık. Yalnız velinin açık rızasıyla tutulur (öğrenci).
- Rehberlik (özel nitelikli olabilir): Görüşme kayıtları, psikolojik ve davranış notları, risk değerlendirmeleri, müdahale planları, rehberlik formları, tarama ölçeği yanıtları, randevular (öğrenci, veli).
- Görsel ve işitsel: Profil fotoğrafı, ödev ve mesaj ekleri, sınav sonuç belgesi, sesli mesajlar, pano görselleri (tüm kullanıcılar).
- İletişim içeriği: Mesajlar, duyurular, şikâyetler, geri bildirimler (tüm kullanıcılar).
- Servis: Servis ve durak bilgisi, biniş ve iniş kayıtları, aktif seferde aracın konumu, görevlinin adı ve telefonu (öğrenci, veli, servis görevlisi).
- İşlem güvenliği: Giriş ve oturum kayıtları, IP adresi, bildirim için cihaz kimliği, işlem ve değişiklik kayıtları (tüm kullanıcılar).
- Hukuki işlem: KVKK başvuruları ve rıza kayıtları (başvuru sahibi, veli).
3. İŞLEME AMAÇLARI
- Eğitim ve öğretim faaliyetlerinin, kayıt ve devam işlemlerinin yürütülmesi
- Okul, öğretmen ve veli arasında iletişim ve duyuruların sağlanması
- Rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesi
- Öğrencinin sağlığının ve güvenliğinin korunması, servis hizmetinin yürütülmesi
- Hesap güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi, destek taleplerinin yanıtlanması
- Mevzuattan doğan yükümlülüklerin ve yetkili kurumların taleplerinin yerine getirilmesi
4. HUKUKİ SEBEPLER
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-a ve ç): eğitim mevzuatının gerektirdiği okul kayıtları
- Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c): hesabın açılması ve hizmetin sunulması
- Meşru menfaat (m.5/2-f): güvenlik kayıtları, servis takibi ve okul içi iletişim
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e): şikâyet ve hukuki talepler
- Açık rıza (m.6/3-a): sağlık bilgileri ve rehberlik kayıtları gibi özel nitelikli veriler. Bu rıza ayrı bir metinle istenir ve her zaman geri alınabilir.
5. TOPLAMA YÖNTEMİ
Veriler; okul personelinin ve velinin uygulamaya girdiği bilgilerden, kullanıcıların kendi yazdıkları ve yükledikleri içerikten, servis seferinde görevlinin cihazından ve uygulamanın oluşturduğu güvenlik kayıtlarından elektronik ortamda toplanır.
6. AKTARIM
Okul personeli kayıtlara yalnız görevi kapsamında erişir. Veriler, hizmetin çalışması için şu sağlayıcılara aktarılır:
- Supabase: Hesap, veritabanı ve dosya altyapısı. Veriler bu sağlayıcının yurt dışındaki sunucularında AES-256 ile şifrelenmiş olarak saklanır; uygulama ile sunucu arasındaki bağlantı TLS ile şifrelidir. Hesap e-postaları bu altyapı üzerinden gönderilir.
- Google Firebase Cloud Messaging: Telefon bildirimleri. Bildirimin türü, ilgili kişinin adı ve cihaz kimliği iletilir; mesaj, not veya görüşme içeriği iletilmez.
- Google Haritalar: Servis haritası ve özellik açıksa tahmini varış süresi. Tahmin için aracın ve durakların konumu iletilir.
- Google ile giriş: Bu yolu seçerseniz adınız, e-posta adresiniz ve Google hesap kimliğiniz.
- Cloudflare: İnternet sitesinin yayımlanması ve günlük yedeklerin ikinci bir kopyasının saklanması. Bu kopya sunucudan çıkmadan önce bizim anahtarımızla şifrelenir; şifre çözme anahtarı sağlayıcıya verilmez, saklayan sağlayıcı içeriği okuyamaz.
Bu sağlayıcıların sunucuları yurt dışındadır. Veriler bu sunuculara aktarılırken TLS ile, saklanırken AES-256 ile şifrelenir; yedeklerin ikinci kopyası bizim anahtarımızla şifrelendiği için saklayan sağlayıcı tarafından okunamaz. Bunun dışında veriler yalnız mevzuatın gerektirdiği hallerde yetkili kamu kurumlarıyla paylaşılır.
7. SAKLAMA SÜRESİ
Okul kayıtları öğrencinin okulla ilişkisi sürdüğü ve mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır; süre dolunca veya okulun talebiyle silinir ya da anonim hâle getirilir. Hesap silme talepleri en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Servis konumu sefer bitince silinir; bildirimler en çok 90 gün, güvenlik ve değişiklik kayıtları en çok 2 yıl saklanır. Altyapı sağlayıcısının yedekleri 7 gün, şifreli ikinci kopya 90 gün sonra silinir. Süreler kayıt türüne göre Gizlilik Politikası’nda yer alır.
8. HAKLARINIZ (KVKK m.11)
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK m.7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Yalnız otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize çıkan bir sonuca itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme
9. BAŞVURU
Başvurunuzu uygulamada Profil → Verilerim ve haklarım bölümünden iletebilir ve takip edebilirsiniz. Uygulamaya erişemiyorsanız destek@okulvar.com adresine yazabilirsiniz. Okul kayıtlarıyla ilgili talepler için okulunuza başvurmanız en hızlı yoldur. Başvurular ücretsizdir ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Sonuçtan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
- Yürürlük tarihi: 11.11.2026
- Sürüm: 2.0